六、会议通知的方式和邀请函的内容以及程序

会议通知的方式

²        口头通知

简捷、省事，适合小型会议

²        电话、传真通知

多数会议采取这种方式通知，快捷、准确，成本低、但需做好书面记录

²        书面通知

传统的通知方式，适合全国性的大型会议，由于传递时间长，需提前准备。

²        电子邮件

信息时代的产物，快捷、准确、低成本，且内容清楚一目了然

邀请函的内容

²        邀请客人的数量

²        名称、时间、日期

²        举办地

²        行程路线

²        着装要求

²        回复地址、电话号码、传真号码

²        订票表（如有需要）

程序

不管什么样的会议，主办方都希望适宜的对象（客户）参加，因此是非常重要的环节，包括以下三个程序

²        信息发布

通过电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告发出邀请；

²        回执处理

对于主办方来说，回执是对会议车话成功与否的判断标准之一，回执单的内容非常重要，应当做到合理、圆满，通常包括以下环节：名字、职务、性别、人数、联系方式、预备到达的航班或火车车次、迎接要求；回执受到后需要统计、确认是否有效，如果确认后可以发出确认通知；

²        确认通知

内容包括：会议确切的定点、时间、议程、签到次序、注意事项等；